确定欢送会的时间、地点和形式。欢送会的时间应该把握好，尽量安排在离职员工完成的工作后，；欢送会的地点应该选择宽敞、明亮的地方，可以根据参与者的人数进行选择，也可以在外面选择一个比较安静的地方；欢送会的形式也可以根据参与者的要求来确定，可以是正式的庆祝仪式，也可以是休闲的聚餐活动。

组织欢送会活动时，需要考虑到活动主题、节目安排、活动流程等，并且要准备好相关的物品，如礼品、食物等。

总之，组织欢送会活动需要仔细考虑，既要考虑到参与者的需求，也要考虑到细节的安排，以便使活动更加成功。只有这样，才能让离职员工感到温暖，使活动取得圆满的成功。